من أهم الأدوات التي يمكن أن تساعدنا في قياس الأداء هو قياس تكلفة الخدمات المقدمة من المنظمات والشركات، فهي تساعد في عمليات التخطيط والرقابة وتقييم الأداء وكذلك ترشيد القرارات الإدارية والإنفاق، واستخدام التكاليف المعيارية كأداة للرقابة. وهذه الأداة أيضاً مفيدة وتخدم مركز تحقيق كفاءة الإنفاق، الذي من مهامه اعتماد مؤشرات ومعايير قياس كفاءة الإنفاق، وتطويرها بشكل مستمر.
كذلك تساعد دراسات التكاليف في اتخاذ قرارات لها علاقة بالخصخصة، فمثلاً لو أرادت وزارة التعليم أن تتجه للقطاع الخاص لتقديم خدمة التعليم فكم المبلغ الذي ستدفعه الوزارة للقطاع الخاص لكل مرحلة من مراحل التعليم العام، دراسة تكلفة الطالب في كل مرحلة تقدم هذا الرقم بشكل دقيق.
دراسات التكاليف تساعد متخذ القرار كثيراً على الاختيار الأنسب فمثلاً لو أراد المسئول الأول اتخاذ قرار بين بديلين، هل يتم شراء السيارات وصيانتها أم يتم استئجارها من القطاع الخاص، لن يتم اتخاذ القرار الأكثر كفاءة بدون دراسة تكاليف تقارن تكلفة الشراء والصيانة مع تكلفة الإيجار لفترة استخدام السيارات. وقس على ذلك الكثير والكثير من القرارات الهامة وذات التكلفة العالية التي تحتاج إجراء دراسة للتكلفة بهدف تحقيق الكفاءة في استخدام الموارد المادية والبشرية.
لذلك توجب أن نضع قياس تكلفة الخدمات الاهتمام الذي يليق بالعوائد المهمة التي سنجنيها من هذه الدراسات، الموضوع قد يشكل أداة مهمة للشركات والمنظمات، وسيظهر الكثير من الهدر المالي من جانب المنظمات في تقديم منتجاتها وخدماتها، فعندما نتعرف على تفاصيل التكلفة يمكن العمل على تخفيضها وزيادة كفاءة أدائها. فالاهتمام بتطبيق أدوات إدارة التكلفة يساعد على حصر وتصنيف وجدولة التكاليف التي تدخل في قيمة السلعة أو الخدمة المقدمة، مما يساعد في التحديد الدقيق للتكاليف.
وهذه الأداة تفعيلها بالشكل المناسب يحتاج أن يتم وفق المراحل التالية:
1. تخصيص موارد مالية كبرنامج لإجراء دراسات التكلفة.
2. التعاقد مع الجامعات والمعاهد والشركات المتخصصة في قياس التكاليف، ومعهد الإدارة له تجربة في قياس تكلفة الصيانة والنظافة الذاتية للمتر المربع ولديه مشروع دراسات في هذا الاتجاه.
3. يشترط مساهمة الكفاءات الوطنية بشكل فاعل في هذه الدراسات.
4. يتم بناء نموذج لقياس التكلفة يحتوي تفاصيل وتقسيمات التكاليف الثابتة والمتغيرة والمباشرة وغير المباشرة وكيفية توزيعها على المنتجات والخدمات المقدمة. مع الأخذ في الاعتبار بناء مجموعة من النماذج وفق تنوع وتعدد الخدمات.
5. يتم تقديم كافة البيانات التي تحتاجها الفرق الدراسية وضرورة تعاون الإدارات المالية والإدارات ذات العلاقة.
6. من الأفضل بناء برامج آلية متخصصة في قياس تكلفة الخدمات المقدمة، وهو أمر ليس بالصعب بعد بناء النماذج اللازمة لقياس التكلفة.
7. يتم مقارنة نتائج الدراسات بتكاليف معيارية أو أرقام مقارنة داخل أو خارج المملكة، فمثلاً يمكن أن نقارن تكلفة الطالب بالتعليم العام مع تكلفته في الدول الأخرى.
9. رفع الوعي لدى المؤسسات بأهمية دراسات التكاليف وإداراتها من خلال الدورات التدريبية المتخصصة والورش والمحاضرات وضرورة استخدامها كأداة مساعدة لاتخاذ القرارات.
أهم ما تقدمه اداة قياس مؤشر الخدمات
اتخاذ قرارات بناء على المعلومات في الوقت المناسب:
تلقي تغذية راجعة آنية من المستخدمين والمستفيدين من الخدمات المقدمة.
يتيح للمستخدمين تقييم الخدمات التي تقدمها المؤسسة.
تعيين مؤشرات معينة لإدارة أو وحدة ما، ومتابعة أدائها عبر واجهة واحدة.
يمكن لكل إدارة أو وحدة الاطلاع على مؤشرات الأداء الرئيسة الخاصة بها ومستوى أدائها.
مزايا النظام:
تطوير استبيانات سريعة لقياس مستوى رضاء المستخدمين.
واجهة متوافقة مع الأجهزة النقالة والحاسوب اللوحي.
سهولة إنشاء الرسومات البيانية والمعلوماتية بما يجعل عرض البيانات أكثر وضوحا وجاذبية.